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PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué requisitos debe cumplir una traducción oficial?
- Nota o Declaración del traductor oficial que indica que la traducción fue realizada conforme al documento original que se tuvo a la vista.
- Firma, sello, nombre del traductor oficial, número de resolución / idoneidad y fecha de expedición de dicha resolución / idoneidad. Firma y sello o rúbrica del traductor en cada página traducida.
- Fecha de traducción oficial
- Numero de consecutivo o numero referencia de la traducción oficial; que corresponde al número de traducciones emitidas por la agencia de traducciones o el traductor oficial
¿Qué es una traducción oficial?
Es aquella que realiza un traductor oficial acreditado mediante certificado de idoneidad o resolución para otorgar validez legal a la traducción del contenido de un documento en otra lengua. Un traductor Oficial está autorizado mediante dicho certificado de idoneidad o resolución para dar fe de la traducción de cualquier documento en otra lengua, a través de su firma y sello autentificando el contenido de la misma. Las traducciones Oficiales suelen ser necesarias por exigencia de determinadas autoridades (consulados, instituciones académicas, notarias, entre otras). Los Traductores Oficiales pueden certificar con su firma y sello la fidelidad y exactitud de sus actuaciones.
¿Las traducciones oficiales deben desarrollarse bajo un formato específico?
No es necesario que las traducciones oficiales tengan un formato específico. Algunos traductores oficiales desarrollan sus traducciones en el formato letra Arial 12, interlineado 2.0, y márgenes Icontec, pero dicho formato no es necesario ni requerido por ninguna entidad nacional ni extranjera. Las traducciones oficiales pueden desarrollarse manteniendo el mismo formato y diseño del documento original. Generalmente, nuestra Agencia de Traducciones (UPC Traductores oficiales) casi siempre mantiene el formato o diseño del documento a fin de facilitar la labor de reconocimiento y verificación del contenido de la traducción por parte de las autoridades extranjeras o nacionales. Sin embargo, algunas veces no es posible mantener el formato por la dificultad del diseño y por ende, la traducción se desarrolla en el formato según el criterio del traductor.
¿Qué entidades avalan y/o certifican a los traductores oficiales en Colombia?
Todo traductor oficial en Colombia debe contar con sello y número de resolución/ certificado idoneidad de alguna de estas tres entidades: Universidad Nacional de Colombia, Universidad de Antioquia, o Ministerio de Justicia.
¿El Ministerio de Relaciones Exteriores o Cancillería entrega un certificado que avala y/o certifica la idoneidad de los traductores oficiales en Colombia?
Anteriormente, los traductores oficiales se registraban ante El Ministerio de Relaciones Exteriores, una vez recibían su resolución o certificado de idoneidad por la Universidad Nacional de Colombia, Universidad de Antioquia, o el Ministerio de Justicia. Adicionalmente, estos traductores oficiales que se registraban en El Ministerio de Relaciones Exteriores eran clasificados en una lista de traductores de la Cancillería y posteriormente se les otorgaba un certificado de registro como traductor oficial. Sin embargo, El Ministerio de Relaciones Exteriores abolió este requisito. Es decir, los traductores oficiales ya no se tienen que registrar ante El Ministerio de Relaciones Exteriores, y por lo tanto, dicha lista de traductores oficiales de la cancillería fue abolida y eliminada. Colombia los traductores únicamente son avalados o certificados como traductores oficiales por alguna de estas tres entidades: Universidad Nacional de Colombia, Universidad de Antioquia, Ministerio de Justicia. Así las cosas, la nueva norma emitida por El Ministerio de Relaciones Exteriores indica que, todo traductor oficial ahora debe autenticar la traducción oficial para poder posteriormente apostillar dicha traducción.
¿La firma del traductor deber ser autenticada ante una notaría?
No es necesario en todos los casos. Solamente es necesario autenticar una traducción (la firma y sello del traductor oficial) cuando la entidad nacional o extranjera que va a recibir los documentos lo solicite específicamente a fin de apostillar la respectiva traducción oficial.
Es importante tener en cuenta que en la mayoría de casos se debe apostillar el documento original, o en caso de que sea un documento emitido por una autoridad pública del exterior que llega al país, el mismo debe venir apostillado. La traducción de la apostilla es también necesaria, ya que muchas veces, no es suficiente solo con relacionar el número de la apostilla en el pie de página de la traducción.
¿Necesito apostillar las traducciones oficiales?
Si la entidad en el exterior donde pretende presentar los documentos le solicita específicamente apostillar las traducciones oficiales (además de los originales), entonces es necesario que se autentique las traducciones oficiales ante una notaría para posteriormente, apostillar la traducción oficial. Recuerde que, una vez apostillada la traducción, es importante también traducir dichas apostillas resultantes de la traducción oficial.
¿Puedo apostillar o legalizar las traducciones oficiales en lugar de los documentos originales?
Algunas veces ciertas entidades extranjeras solicitan que se apostille las traducciones oficiales en lugar de los documentos originales, para ello, es importante verificar primero los requisitos que le impone cada entidad a la hora de presentar sus documentos.
En caso de necesitar que se apostille la traducción oficial, por favor tenga en cuenta informarnos respecto de dicha solicitud a la hora de cotizar una traducción oficial, a fin de incluir dicho servicio de autenticación ante notaria para su posterior apostilla. Las traducciones oficiales solo pueden ser autenticadas en las notarías donde el traductor oficial se encuentre registrado.
Una vez autenticada la traducción oficial, se podrá proceder a apostillar la misma ante El Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Desde Diciembre de 2018, (Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018) el Ministerio de Relaciones Exteriores apostilla y/o legaliza solamente la firma del Notario Público y de ninguna manera se apostilla el contenido del documento traducido o la firma/sello del traductor oficial. El trámite de autenticación ante notaria de una traducción oficial y su respectiva apostilla tiene costo adicional.
¿En qué casos debo apostillar o legalizar una traducción oficial?
Una traducción oficial se debe apostillar únicamente cuando así lo solicite de manera específica la entidad del país ante la cual se pretende presentar sus documentos. El trámite de una apostilla tiene un costo adicional y no está incluido dentro del precio de la traducción y dicho documento/apostilla solamente es requerido en casos muy específicos.
¿Dónde puedo autenticar la firma del traductor oficial?
La autenticación de firmas y sellos de un traductor oficial se debe realizar únicamente en la notaría donde el traductor tenga registrada su firma y sello. Nuestra Agencia de Traducciones UPC Traductores Oficiales puede realizar este trámite el cual tendría costo adicional y previa solicitud por parte del Cliente.
¿Dónde se puede consultar una lista de traductores oficiales en Colombia?
A partir de Diciembre de 2018 el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia elimino y abolió la lista o directorio de traductores oficiales registrados en la Cancillería. Por lo tanto, ya no existe una lista de traductores oficiales que sea respaldada por ninguna entidad pública del Estado.
¿Cómo reconozco una traducción oficial?
Toda traducción oficial debe contar con las siguientes características:
- Nota o Declaración del traductor oficial que indica que la traducción fue realizada conforme al documento original que se tuvo a la vista.
- Firma, sello, nombre del traductor oficial, número de resolución / idoneidad y fecha de expedición de dicha resolución / idoneidad. Firma y sello o rúbrica del traductor en cada página traducida. (Certificado de Idoneidad/Resolución emitido por la Universidad Nacional de Colombia, Universidad de Antioquia o el Ministerio de Justicia)
- Fecha de traducción oficial
- Numero de consecutivo o numero referencia de la traducción oficial; que corresponde al número de traducciones emitidas por la agencia de traducciones o el traductor oficial
Las traducciones oficiales (traducciones certificadas) desarrolladas y emitidas por UPC traductores oficiales cuentan con las siguientes características en cada página traducida:
- Encabezado con los datos de contacto de la Agencia de traducciones
- Nota o Declaración del traductor oficial que indica que la traducción fue realizada conforme al documento original que se tuvo a la vista.
- Firma, sello, nombre del traductor oficial, número de resolución / idoneidad y fecha de expedición de dicha resolución / idoneidad
- Fecha de traducción oficial
- Numero de consecutivo o numero referencia de la traducción oficial; que corresponde al número de traducciones emitidas por nuestra agencia de traducciones
- Código de verificación de traducción oficial. La entidad en el exterior a donde se pretende presentar la traducción oficial podrá verificar la autenticidad en línea de la traducción oficial emitida por UPC traductores oficiales en el sitio web upc-documents.com
El sistema de Código de verificación de traducción oficial en línea permite brindar mayor seguridad respecto a la autenticidad de las traducciones emitidas por nuestra Agencia de traducciones. Se trata de un código de seguridad que la embajada o entidad en el exterior puede ingresar en nuestro sitio web www.upc-documents.com a fin de verificar tanto la traducción oficial emitida por nuestra empresa, como también los documentos presentados por el cliente para su traducción. El Código de verificación de la traducción oficial tiene una vigencia de 90 días calendario a partir de la emisión de la traducción.
¿Debo apostillar el documento original o la traducción oficial?
Generalmente se debe apostillar el documento original. Esto se debe a que, según el Convenio de La Haya, la Apostilla del documento original certifica la validez o autenticidad de la firma del funcionario público que ha firmado el documento original, el cual debe estar previamente registrado en El Ministerio de Relaciones Exteriores, así como su calidad o capacidad con la que actual dicho funcionario (Convenio de la Haya, Articulo 5).
Sin embargo, algunas entidades en el exterior, solicitan de manera adicional que la traducción oficial también sea apostillada, en cuyo caso, dicha traducción deberá primero ser autenticada ante notaria y posteriormente apostillada. Es importante que usted solicite los requisitos (si requiere apostilla o no) ante la entidad donde pretende presentar sus documentos, ya que no es responsabilidad de los traductores conocer dichos requisitos pues, estos pueden variar de acuerdo al trámite que piensa realizar cada cliente y según la entidad o país donde se van a presentar los documentos.
Para Apostillar documentos académicos emitidos por Colegios, Universidades e instituciones educativas, se debe primero hacer el trámite de legalización de dichos documentos ante el Ministerio de Educación, para posteriormente poder Apostillar dichos documentos. Nuestra Agencia de Traducciones UPC Traductores Oficiales puede realizar este trámite el cual tendría costo adicional y previa solicitud por parte del Cliente
Tenga en cuenta que toda apostilla certifica la autenticidad de la firma y la calidad en que el signatario o funcionario haya actuado, más no certifica ni valida el contenido del documento a apostillar.
¿Las traducciones oficiales deben ser autenticadas obligatoriamente ante Notaría?
El trámite de autenticación de una traducción oficial ante una notaría es un requisito previo solamente para poder apostillar la traducción ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. Por lo tanto, se debe verificar este requisito con la entidad a la cual pretende presentar sus documentos. Si la entidad ante la cual se presentarán los documentos no solicita una apostilla o legalización de la traducción oficial, entonces no es necesario que la traducción sea autenticada ante una notaría.
¿Se debe apostillar la traducción oficial al español para que tenga validez en Colombia?
La apostilla es un documento cuyo propósito es darle validez en el exterior a un documento emitido por una autoridad nacional. Las apostillas emitidas por La República de Colombia solo tienen validez en el exterior y no pueden ser utilizadas en el territorio nacional de acuerdo a la normativa del Convenio de la Haya. Es decir, una apostilla emitida en Colombia no tiene ninguna utilidad ni validez para una entidad pública o privada dentro del territorio nacional.
Lo mismo aplica para apostillas emitidas por otros gobiernos o países; estas solo tiene validez en el exterior, este es el ejemplo de; un certificado académico emitido por una institución en EE.UU., el cual se pretende presentar para homologación ante el Ministerio de Educación de Colombia, en cuyo caso, dicho documento académico debe venir previamente apostillado por el país de origen para que tenga validez en Colombia. La traducción a realizar por lo tanto, corresponde a la traducción del documento académico junto con su respectiva apostilla. Así las cosas, la traducción oficial saliente no debería ser apostillada para que tenga validez en Colombia; pues no es necesario obtener apostilla de dichas traducciones oficiales.
¿Qué debo hacer si la entidad donde presenté mis documentos me solicita el certificado de idoneidad / resolución un traductor oficial?
Todas las traducciones oficiales desarrolladas por nuestra Agencia de Traducciones cuentan con un código de verificación de autenticidad en línea de la traducción oficial. La entidad nacional o extranjera a donde se pretende presentar la traducción oficial podrá verificar el Certificado de idoneidad o resolución del Traductor Oficial que hizo la traducción y podrá verificar la autenticidad en línea de la traducción oficial emitida por UPC traductores oficiales en el sitio web www.upc-documents.com
El sistema de Código de verificación de traducción oficial en línea permite brindar mayor seguridad respecto a la autenticidad de las traducciones emitidas por nuestra Agencia de Traducciones. Se trata de un código de seguridad que la embajada, entidad nacional o entidad en el exterior puede ingresar en nuestro sitio web www.upc-documents.com a fin de verificar tanto la traducción oficial desarrollada y emitida por nuestra empresa, como también podrá verificar los documentos presentados por el cliente para su respectiva traducción. El Código de verificación de la traducción oficial tiene una vigencia de 90 días calendario a partir de la emisión de la traducción.
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